業務方針等

個人情報保護宣言

当社は、当社の従業員・顧客・取引関係者等の個人情報及び特定個人情報(以下「個人情報等」といいます。)に対する取組み方針として、以下のとおり個人情報保護宣言を策定し、公表いたします。

1. 事業者の名称、住所及び代表者の氏名

ウエリントン・マネージメント・ジャパン・ピーティーイー・リミテッド東京支店
東京都千代田区丸の内一丁目1番1号 パレスビル7階
日本における代表者 久宗 利規
 

2. 関係法令等の遵守

当社は、個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」という。)及び関係諸法令、個人情報保護委員会及び主務官庁のガイドライン並びに認定個人情報保護団体の指針を遵守いたします。
 

3. 利用目的

当社は、別途同意を得た場合及び法令等により例外として取り扱われる場合を除き、以下の利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報を取り扱います。当社で取り扱う特定個人情報は当社の従業員及びその家族の個人番号のみで、法令で定められた範囲内でのみ取り扱います。

個人情報の利用目的
(1)投資運用業、投資助言・代理業、第二種金融商品取引業または金融商品取引法上の付随・届出・兼業業務に関するサービス提供及び事務を行うため
(2)顧客に対し、運用結果及び契約資産残高等の報告を行うため
(3)その他、運用成績や預かり資産についての報告を行うなど、必要な連絡をとるなど顧客等への対応を適切かつ円滑に履行するため
(4)雇用の判断を含む人事管理等のため
(5)取引先情報の管理及び業務上必要な連絡等のため

特定個人情報の利用目的
(1)報酬、料金等の支払調書作成事務を適切に遂行するため
(2)給与(退職金を含む。)に係る源泉徴収票の作成、給与支払報告書の作成、扶養控除等申告書の提出その他源泉徴収に関する事務のため
(3)健康保険、厚生年金保険、雇用保険その他の社会保険、労働保険又は企業年金に関する届出及び申請の事務のため
(4)国民年金の第3号被保険者に関する届出事務のため

なお、当社における個人情報等の利用目的は、当社のインターネットのホームページや受付での掲示によりお知らせいたします。
 

4. 個人データの共同利用について

当社は、利用目的の範囲内において、個人データを以下のとおり、日本国外に所在するウエリントン・マネージメント・カンパニー・エルエルピー(米国法人)を始めとするグループ会社(以下、「ウエリントン・マネージメント」と総称します。)と共同利用することがあります。

(1)共同利用する個人データの項目:
氏名、所属団体(会社)名、勤務先の所在地、電話番号、ファクシミリ番号、電子メールアドレス、日本工業規格Z8303に規定する履歴書の様式の参考例に記載される項目
(2)共同利用者の範囲:
ウエリントン・マネージメント・カンパニー・エルエルピー(米国法人)を始めとするグループ会社(以下のウェブサイトに表記される事業体をいいます。)https://www.wellington.com/jp-jp/professional/contacts
(3)共同利用者の利用目的:
総合的サービスの提供、雇用の判断を含む人事管理等
(4)共同利用に係る個人データの管理について責任を有する者の名称、住所及び代表者の氏名:
ウエリントン・マネージメント・ジャパン・ピーティーイー・リミテッド東京支店
東京都千代田区丸の内一丁目1番1号 パレスビル7階
日本における代表者 久宗 利規
 

5. 個人データの第三者提供について

当社は、以下に掲げる場合を除き、第三者に個人データを提供することはいたしません。個人番号を含む特定個人情報については、法令で許可された場合を除き、第三者に提供することはありません。

(1)本人の同意を得ている場合
(2)法令に基づく場合
(3)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(4)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(5)国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令に定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
(6)当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く)
(7)当社が3に定める利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合
(8)4に基づいて個人データを共同利用する場合
 

6. 外国にある第三者への提供

当社は、4によりウエリントン・マネージメント内で個人データを共同利用する際、外国にあるウエリントン・マネージメントの会社とも個人データを共有する場合があります。当該日本国外の国における個人情報の保護に係る法制においては、個人データにつき、日本における個人情報保護法に基づく規制と同一の保護がなされるとは限りませんが、ウエリントン・マネージメントにおいては、個人情報保護法の規制の趣旨に沿った取り扱いが行われるよう適切な措置を講じて継続的に実施いたします。

当社は、ご本人からのご要望に応じて、当該措置に関する情報を提供いたします。ご要望の際には、10に記載の連絡先までご連絡ください。
 

7. 安全管理措置

当社は、個人情報等を正確かつ最新の内容に保つとともに、必要がなくなったときは、遅滞なく消去するよう努めます。また、個人情報等の漏えい等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を別紙のとおり実施するとともに、従業員及び委託先等の適切な監督を行ってまいります。

8. 継続的改善

当社は、個人情報等の適正な取扱いを図るため、この取組み方針を適宜見直し、継続的な改善に努めてまいります。

9. 開示等のご請求手続き

当社は、ご本人に係る保有個人データ及び第三者提供記録に関して、ご本人から保有個人データの内容及び第三者提供記録の開示のご請求を受けた場合、保有個人データの内容が事実に反する場合等における訂正・追加・削除のご請求を受けた場合、又は利用停止・消去・第三者提供の停止のご請求を受けた場合には、ご請求者がご本人であることを確認させていただき、当社所定の手続きに基づいて、適切かつ迅速な回答・対応に努めてまいります。

(1)受付窓口:下記10のとおりです。
(2)お求めに際してご提出いただく書面(電磁的記録を含みます):当社所定の書面をご提出ください。書面の記載事項には以下の(3)、(5)及びご請求内容が含まれます。
(3)お求めをする方(代理人の方を含みます)のご本人確認の方法:パスポート・運転免許証等の書類のご提示等により確認します。
(4)お求めする方が代理人である場合の代理権を確認する方法:委任状、ご本人との直接電話等で代理権の授与を確認します。
(5)お求めの対象となる保有個人データの特定に必要な事項:氏名、生年月日、住所、電話番号等のご提示をお求めします。
(6)手数料金額とその徴求方法:原則として無料といたします。
(7)ご回答の方法:保有個人データの開示方法につきましては、原則としてご本人様が請求した方法によるものとします。その他の場合につきましては、書面の郵送・電話・電子メール等適宜の方法によるものとします。
 

10. ご質問・ご意見・苦情等

当社は、法務・コンプライアンス部を個人情報等にかかるご質問・ご意見・苦情等の窓口とし、迅速かつ誠実な対応に努めてまいります。下記電話番号にて承っております。

代表電話:03‐5533‐0011
※お電話の際に、法務・コンプライアンス部をご指定下さい。
 

11. 認定個人情報保護団体

当社は、個人情報保護委員会の認定を受けた認定個人情報保護団体である一般社団法人日本投資顧問業協会及び一般社団法人投資信託協会の協会員です。各協会では、協会員の個人情報の取扱いについての苦情・相談をお受けしています。

一般社団法人 日本投資顧問業協会
苦情相談室 電話:03‐3663‐0505

一般社団法人 投資信託協会
投資者相談室 電話:03‐5614‐8440

 

改正後の本宣言は平成19年3月14日より実施する。
改正後の本宣言は平成21年4月1日より実施する。
改正後の本宣言は平成21年7月1日より実施する。
改正後の本宣言は平成22年3月10日より実施する。
改正後の本宣言は平成22年6月29日より実施する。
改正後の本宣言は平成25年1月17日より実施する。
改正後の本宣言は平成27年1月1日より実施する。
改正後の本宣言は平成29年5月30日より実施する。
改正後の本宣言は平成29年7月1日より実施する。
改正後の本宣言は平成30年7月17日より実施する。
改正後の本宣言は令和2年11月20日より実施する。
改正後の本宣言は令和4年4月1日より実施する。

 

(別紙)安全管理措置

当社は、個人情報等の適正な取り扱いの確保のため、以下の安全管理措置を講じています。

個人情報保護宣言の策定:

個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について本方針(個人情報保護宣言)を策定しています。

個人データの取扱いに係る規律の整備:

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱手順を策定しています。

組織的安全管理措置:

当社は、個人情報の適正な取扱いを確保するために「個人情報取扱規程」を定めています。個人データを取り扱う部署では、「個人データ管理台帳作成・管理に係る手順」に基づき、個人データ管理台帳を作成し、個人データを管理することとしています。また、個人データの取扱いに関しては、上記のとおり各管理段階の安全管理に係る取扱い手順を定めています。特定個人情報の取扱いは、「特定個人情報等取扱手順」に則り、行われます。

個人データの取扱いに係る運用状況及び取扱状況についての定期的な確認は、「個人データの取扱状況の点検及び監査に係る手順」に則り、実施しています。当社はまた、個人情報の漏えい・滅失又は毀損の事案に適切に対応するため、「情報漏えい事案等対応手順」を定めています。

人的安全管理措置:

当社は、従業者が当社において勤務を始める際に、従業者から個人情報についての秘密保持に関する誓約書を徴求しています。当社の従業者は、個人情報の適正な取扱いについての理解を深めるために、法務・コンプライアンス部が適宜実施する研修を受講します。

物理的安全管理措置:

当社は、個人データを取り扱う管理区域を事務所内と定め、原則として、個人データの管理区域外への持ち出しは認めていません。例外として持ち出す場合には、手順に則り、取り扱うものとしています。事務所内では、盗難等の防止のため、個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等を適切に保管するとともに、従業者の不在時には、個人データを取扱う機器等が置かれている区域への部外者の立ち入りを禁じています。

また、個人データの削除又は個人データが記録された機器、電子媒体を廃棄した場合には、個人データを取扱う部署長である個人データ管理者がこれを確認するものとしています。

技術的安全管理措置:

当社は、個人データへの不正なアクセスを防止するため、個人データを取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業者を明確化することで、適切なアクセス制御を行うとともに、機器に標準装備されているユーザー制御機能により、個人データベース等を取り扱う情報システムを使用する従業者の識別・認証を行っています。また、外部からの不正アクセス等の防止のために、個人データを取り扱う機器等のオペレーティングシステムを最新の状態に保持するとともに、セキュリティ対策ソフトウェア等を導入し、自動更新機能等の活用により、これを最新の状態としています。

委託先における安全管理措置:

当社は、本宣言5(7)のとおり、委託に伴い、利用目的の範囲内において委託先に個人データの提供を行うことがあります。当社は、「業務委託先企業の審査及び管理に関する手続規程」において、重要な業務を外部委託する場合に、リスク管理の観点からの新規委託先の選定・審査及び既存の委託先の管理に関する手続きを定めています。新規に外部委託を行おうとする場合の選定・審査において、また、委託先の継続的な管理において、個人データの取扱いに関する安全管理措置の実施についての確認が行われます。

外的環境の把握:

当社は、本宣言4のとおり、個人データを利用目的の範囲内において、米国、カナダ、英国、ドイツ、イタリア、ルクセンブルグ、スイス、香港、中国、シンガポール、オーストラリアに所在するグループ会社と共同して利用することがあります。

グループ内で共通して適用されるプライバシーポリシー等には、個人情報保護法第4章第2節の規定の趣旨に沿った措置が規定されています。

当社は、当該措置の継続的な実施を確保するために、グループ会社における個人データの取扱状況及びそれに影響を及ぼし得る所在国の制度の有無の定期的な確認を行います。
また、当社は、グループ会社において、プライバシーポリシー等に基づく適正な取扱いに問題が生じた場合には、速やかに連絡を受ける体制を確立しています。